A adoção de um ERP como o TOTVS Protheus costuma ser um marco importante para qualquer empresa. É uma decisão estratégica que visa padronizar processos, integrar áreas e apoiar a tomada de decisões com base em dados. Mas o que muitos gestores descobrem com o tempo é que implementar o sistema não é sinônimo de transformação operacional.

A verdade é que grande parte das empresas que usam TOTVS continuam lidando com controles manuais, planilhas paralelas, retrabalho e falhas de comunicação entre setores. O sistema está lá, mas sua operação continua engessada — e isso custa caro.

Neste artigo, reunimos um checklist com os principais processos que já poderiam estar automatizados na sua operação e que, por diferentes razões, ainda são executados de forma manual, lenta e suscetível a erros. E mais: mostramos como consultorias especializadas, como a Mistral Tecnologia, têm ajudado empresas de todo o Brasil a sair desse ciclo sem precisar trocar de ERP.

Por que automatizar processos no TOTVS é uma necessidade

A automatização dentro do ERP não é um diferencial: é o que separa empresas com visão operacional daquelas com inteligência de gestão. Automatizar aprovações, integrar áreas e padronizar o fluxo de dados reduz drasticamente o retrabalho, melhora o uso do tempo das equipes e oferece mais visibilidade para que as decisões deixem de ser baseadas em achismo.

Mas mesmo com um ERP estruturado, muitas empresas não avançam na automação porque acreditam que isso exige investimentos altos ou mudanças drásticas. A boa notícia é que, com o apoio certo, é possível melhorar muito usando o que você já tem.

1. Compras, cotações e aprovações ainda passam por e-mail?

Se a sua equipe de compras ainda envia planilhas por e-mail, aguarda retornos sem rastreabilidade e precisa cobrar respostas de forma manual, há um claro sinal de que esse processo está ultrapassado.

Empresas que operam dessa forma têm dificuldade em controlar os prazos de aprovação, não conseguem padronizar o fluxo por centro de custo e acabam convivendo com pedidos fora da política ou compras emergenciais. Sem contar o tempo perdido para encontrar um histórico ou validar uma cotação.

O que poderia estar automatizado hoje:

• Fluxo de aprovação configurado por alçada
• Visualização de pedidos e cotações por portal
• Integração direta com o ERP para registro automático
• Notificações em tempo real para os envolvidos

 

Com o Portal de Compras da Mistral, esses processos passam a funcionar de forma integrada ao TOTVS Protheus, com mobilidade, segurança e rastreabilidade completa. O gestor pode aprovar uma solicitação direto do celular, com acesso ao histórico e à cotação envolvida.

2. Sua equipe comercial depende de planilha para tirar pedido?

Se os vendedores precisam consultar uma planilha para checar o preço ou confirmam pedidos por WhatsApp, algo está errado. Esse tipo de rotina fragiliza a operação, abre margem para erros de precificação, aumenta o tempo de resposta ao cliente e afeta diretamente os resultados da área comercial.

Com a evolução da mobilidade e dos aplicativos de vendas, não faz mais sentido depender de processos manuais para gerar pedidos.

Com a automação, é possível:

• Tirar pedidos diretamente de um aplicativo conectado ao ERP
• Consultar preços, estoque e condições de pagamento em tempo real
• Registrar visitas, acompanhar metas e aprovar vendas com mais agilidade 

A Mistral oferece uma solução própria de Força de Vendas, que se conecta ao TOTVS de forma nativa e permite ao vendedor trabalhar com segurança — mesmo offline — com dados confiáveis e aprovados pela gestão. Além disso, gestores têm acesso a relatórios, dashboards e painéis em tempo real para acompanhar a performance da equipe.

3. Seu financeiro ainda depende de e-mails para enviar boletos?

No setor financeiro, o retrabalho costuma vir em forma de solicitações repetidas: o cliente liga pedindo segunda via de boleto, a equipe precisa consultar o sistema, emitir o documento, reenviar e aguardar a confirmação. Agora imagine isso se repetindo dezenas de vezes por semana.

Com automação, esse cenário muda completamente. Ao disponibilizar um portal de autoatendimento, seus clientes acessam seus próprios dados, boletos e comprovantes sem acionar o time financeiro. O atendimento melhora e o time ganha tempo para atuar de forma mais estratégica.

O Portal do Cliente Mistral permite que o próprio cliente consulte títulos em aberto, imprima segunda via, visualize a posição financeira e até envie documentos. Integrado ao TOTVS, esse portal reduz demandas operacionais e melhora a experiência de atendimento.

4. As áreas da sua empresa continuam desconectadas?

É comum encontrar empresas com TOTVS onde vendas, compras, estoque e fiscal operam de forma isolada. O problema é que, quando uma área depende da outra para rodar, a falta de integração atrasa decisões e compromete a confiabilidade dos dados.

Exemplos reais:

• Vendas aprovam pedidos com preços desatualizados, pois a tabela do ERP não está integrada ao app
• Compras emitem pedidos sem considerar o giro real do estoque
• Financeiro apropria margens com base em dados incompletos 

Automatizar o fluxo de dados entre áreas significa garantir que o sistema trabalhe por você, evitando redigitação de informações, erros e inconsistências contábeis.

A Mistral atua justamente nesse ponto: mapeia os gargalos de integração e implementa projetos sob medida para que o Protheus funcione como um sistema conectado, fluido e confiável.

5. Você ainda toma decisões olhando para relatórios manuais?

Se o seu time precisa montar relatórios no Excel todo fim de mês, consolidando dados de diferentes áreas para gerar alguma análise, isso é um desperdício de tempo — e uma grande brecha para erro.

Com ferramentas de BI integradas ao TOTVS, é possível transformar os dados que sua empresa já tem em dashboards inteligentes, prontos para uso e atualizados em tempo real.

O Mistral Analytics é uma solução de Business Intelligence conectada ao ERP, que oferece dashboards personalizados com foco nas áreas de vendas, compras, financeiro e estoque. É uma forma prática e segura de evoluir a gestão com base em dados e deixar os achismos no passado.

E na sua empresa, quantos desses processos já estão automatizados?

Se a resposta for “quase nenhum”, não se preocupe: você não está sozinho. A maioria das empresas com TOTVS enfrenta dificuldades semelhantes — e a diferença está em quem decide sair do básico e usar o ERP de forma mais inteligente.

Automatizar não é sobre trocar de sistema ou reinventar a roda. É sobre adaptar o sistema à sua realidade, com apoio de quem conhece os bastidores do Protheus e entende a operação das empresas brasileiras.

Quem é a Mistral Tecnologia

Somos uma consultoria homologada pela TOTVS, com sede em Ribeirão Preto e atuação nacional. Nosso foco é ajudar empresas que já têm o ERP instalado, mas que precisam destravar seu uso com:

• Customizações e integrações sob medida
  
• Portais de atendimento (cliente, fornecedor, compras)
  
• Aplicativos conectados à operação (como força de vendas)
  
• Business Intelligence com dashboards conectados
• Serviços AMS, Body Shop, Diagnóstico 360º e muito mais 

Nosso time é técnico, experiente e próximo. Trabalhamos para entregar soluções que fazem sentido no dia a dia do cliente — sem prometer milagres e sem empurrar modismos.

Quer começar a automatizar sem complicar?

Fale com a Mistral e receba um diagnóstico gratuito sobre os principais pontos que podem ser automatizados hoje no seu ERP TOTVS Protheus.

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